: Blogs Giao Thông, Vận Tải

Quy trình quản lý và sử dụng ô tô trong doanh nghiệp mới nhất

Việc quản lý và sử dụng xe ô tô trong trong đơn vị, doanh nghiệp được tuân thủ theo những nguyên tắc nhất định nhằm duy trì hoạt động đi lại trong công ty, doanh nghiệp để duy tri hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty:

Quy trình quản lý và sử dụng ô tô mới nhất

- Việc quản lý và sử dụng xe ô tô trong mỗi đơn vị, doanh nghiệp do phòng hành chính nhân sự trực tiếp quản lý, phòng hành chính nhân sự cũng là đơn vị trực tiếp quản lý và điều hành tổ xe của công ty.
- Việc quản lý kinh phí xăng xe và các kinh phí khác đẻ duy trì hoạt động của xe ôtô, theo dõi các khoản kinh phí có liên quan đến hoạt động của xe ô tô nhằm báo cáo cho người đứng đầu đơn vị, doanh nghiệp sẽ được phòng Tài chính- kế toán đảm nhận.
- Xe ô tô trong cơ quan, đơn vị chỉ được phục vụ cho nhu cầu công tác và hoạt động của mỗi đơn vị, doanh nghiệp, nghiêm cấm những hành vi sử dụng ô tô công vào mục đích riêng , trừ trường hợp xe được sử dụng cho ban giám đốc, nhưng những người này phải chịu toàn bộ phi phí xăng xe và phụ cấp cho nhân viên lái xe. Ðối tượng được sử dụng xe ô tô công ty là các đối tượng được cấp xe riêng, đối với các đối tượng không được sử dụng nhưng có nhu cầu thì phải làm giấy đề nghị sử dụng và phải được duyệt theo quy trình dưới đây:

1. Giấy đề nghị sử dụng xe

- Người có nhu cầu sử dụng xe của công ty phải làm giấy đề nghị điều xe theo phiếu đề nghị chung của công ty, sau đó chuyển cho quản lý duyệt.
- Thời gian đăng ký sử dụng xe: Nếu chỉ sử dụng xe cho mục đích đi về trong ngày thì đăng ký trước 1 ngày. Nếu đi về từ 2 ngày trở lên phải đăng ký trước 2 ngày.
- Việc đề nghị sử dụng xe được thực hiện dựa theo biểu mẫu Giấy đề nghị sử dụng xe như sau:

LOGO CÔNG TY

TÊN CÔNG TY

GIẤY ĐỀ NGHỊ SỬ DỤNG XE

Người đề nghị:.........................................................Bộ phận:..........................................................................

Loại xe đề nghị:.......................................................Thời gian cần:..........................Thời gian xong:.............

Lý do:..............................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................

Người đề nghị

Duyệt

Tải file mẫu giấy đề nghị sử dụng xe tại đây >>

2. Quy trình điều xe

Sau khi nhận được Giấy đề nghị sử dụng xe từ các bộ phận để xuất, trưởng phòng hành chính nhân sự có trách nhiệm kiểm tra và điều xe nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng xe như đề xuất của các bộ phận.

Đối với trường hợp xe của công ty còn, người phụ trách sẽ trình Phiếu điều động điều xe trình trưởng phòng hành chính nhân sự duyệt và chuyển cho tổ xe thực hiện theo Phiếu điều động xe sau đây:

LOGO CÔNG TY

TÊN CÔNG TY

PHIẾU ĐIỀU XE

Loại xe:		Biển số:
Lái xe:

Tên khách hàng:		Địa chỉ:
Đại diện:		Điện thoại:
Khởi hành tại:		Điểm đến:

Tổng số km:.....................................................................................................................................................

Phí cầu đường:
Các yêu cầu khác:

Yêu cầu: Nhân viên lái xe phải vệ sinh sạch sẽ xe và kiểm tra kỹ thuật xe trước giờ khởi hành./.

Chuyển:

- 1 liên cho lái xe

- 1 liên quản lý xe giữ

Nhân viên văn thư

Duyệt

Tải mẫu Phiếu điều động xe tại đây >>

Trưởng phòng Hành chính nhân sự có trách nhiệm trực tiếp điều động lái xe đi công tác hàng ngày và phục vụ nhu cầu đột xuất của các đơn vị . Trưởng phòng hành chính có trách nhiệm nhắc nhở đội xe về trách nhiệm của một người lái xe:

Chấp hành lệnh điều động, phân công của lãnh đạo Ðội xe và chịu sự điều động trực tiếp của Trưởng đoàn khi đi công tác.
Chuẩn bị và kiểm tra kỹ thuật xe chu đáo trước mỗi chuyến đi công tác, thường xuyên giữ gìn xe tốt, sạch sẽ.
Chấp hành đúng luật giao thông, nội quy, quy chế của Cơ quan để bảo đảm tuyệt đối an toàn về người và xe.
Ðảm bảo đúng giờ và địa điểm đón, trả CNV theo yêu cầu của phiếu đăng ký xe và Trưởng đoàn công tác.
Có thái độ hoà nhã, vui vẻ, giao tiếp lịch thiệp, đúng mực đối với cán bộ, công chức đoàn công tác và cán bộ địa phương nơi đến công tác.
Có ý thức tiết kiệm xăng dầu, xăm lốp, bình điện. Mỗi chuyến công tác, từ khi xuất phát đến khi kết thúc, phải lấy chữ ký xác nhận của Trưởng đoàn công tác về số km thực tế cho đợt công tác đó.

3. Bảng kê chi phí ô tô

- Việc quản lý xe ôtô chủ yếu là việc quản lý định mức xăng dầu và các chi phí liên quan đến hoạt động bảo dưỡng, sửa chữa xe ôtô. Mỗi loại xe đều có định mức tiêu hao xăng dầu riêng. Tuy nhiên để đảm bảo tính khách quan trong việc thanh toán chi phí xăng dầu thì đơn vị sử dụng xe phải xây dựng định mức tiêu hao xăng dầu cho từng loại xe mà mình có.
- Phòng Tài chính- Kế toán chiụ trách nhiệm hạch toán chi phí việc tiêu thụ xăng dầu, xăm lốp, bình điện v.v.. theo định mức đối với từng đầu xe tương ứng với số km xe chạy. Kẹp chì đồng hồ công tơ mét cho tất cả các xe đang quản lý (trừ xe mới mua theo quy định của nhà sản xuất) để đảm bảo mức tiêu thụ xăng chính xác với số km chạy thực tế.Kiểm tra, cập nhật sổ theo dõi xe của từng lái xe và xác nhận hằng tháng làm cơ sở cho phòng Tài chính Kế toán thanh toán xăng dầu cho mỗi xe trong 1 tháng.
- Để xây dựng định mức xăng dầu thì ngoài căn cứ mức tiêu hao xăng dầu theo thông số kỹ thuật, bộ phận kế toán sẽ kết hợp cùng với bên bộ phận hành chính ( hoặc bộ phận quản lý xe ôtô ) lái xe sẽ tiến hành đi thực tế theo lịch trình các bên tự xây dựng căn cứ vào nhu cầu công việc thực tế, nhằm đưa ra được một định mức thật sát với thực tế theo Mẫu như sau:

LOGO CÔNG TY

TÊN CÔNG TY

Bảng kê thanh toán chi phí xe ô-tô

Loại xe: ………………..… Biển số ……………… Tháng …… năm 20 .…

Ngày/tháng Năm	Lộ trình/tuyến đường	Km phát sinh	Nội dung/tên người sử dụng	Người quản lý sử dụng xe ký xác nhận	Ghi chú
1
2
3
...
Cộng

Số Km đầu kỳ:............................................................Định mức: + Nhiên liệu: ………………. lít/Km

Số Km cuối kỳ:............................................................ + Thay nhớt: ………………. lít/Km

Số Km được tính:........................................................ + Bảo dưỡng khác: ………………………….....

Số lượng nhiên liệu được thanh toán: ………………………………………………………………………………….

Lái xe

Trưởng ban, phòng

Kế toán trưởng

Giám đốc

Tải mẫu bảng kê tại đây >>

4. Kế hoạch bảo trì

- Lập kế hoạch kiểm tra, sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì đối với từng xe, có kế hoạch phân công xe hợp lý để hàng năm các xe đều được kiểm tra định kỳ, sửa chữa, bảo dưỡng kịp thời, bảo đảm an toàn tuyệt đối cho mỗi xe; dự trù kinh phí hàng năm, từng quí gửi cho Phòng Tài chính-Kế toán.

- Để phục vụ công tác đột xuất, mỗi xe được phép tồn dư 20 lít xăng, nếu mức xăng tồn dư quá 25 lít, khi cấp phát tạm ứng xăng cho các đợt công tác tiếp theo, kế toán sẽ trừ số xăng tồn dư quá quy định trên.
- Khi sử dụng xe vào ngày nghỉ, phải báo cho Bảo vệ cơ quan bằng văn bản để theo dõi, kiểm tra. Bảo vệ cơ quan có trách nhiệm ghi chép vào sổ tất cả các xe ô tô ra khỏi cơ quan trong các ngày nghỉ, ngày lễ và báo cáo cho Trưởng phòng Hành chính nhân sự.

LOGO CÔNG TY

TÊN CÔNG TY

KẾ HOẠCH BẢO TRÌ XE

STT	Tên phụ tùng thiết bị	Tháng												Ghi chú
STT	Tên phụ tùng thiết bị	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	Ghi chú
1
2
3
4
5
…

Tải mẫu kế hoạch bảo trì xe tại đây >>

Xin cung cấp tới quý độc giả bộ tài liệu về Quản lý và sử dụng xe Ô tô trong đơn vị, doanh nghiệp, hi vọng sẽ giúp ích cho độc giả trong việc tham khaỏ và sử dụng quy trình Quản lý và sử dụng xe ô tô!

(st)

Có thể bạn quan tâm:

Công nghệ smartphone vào quản lý và điều hành vận tải

Điều hành hãng xe công nghệ, ứng dụng đặt xe trên smartphone ...

Nhắc thay nhớt xe, bảo dưỡng xe bằng điện thoại

Điều hành đội phương tiện giao thông là giải quyết bài toán tối ưu ...

Lời giải cho xe trống chiều về – vấn đề nan giải của ngành vận tải Việt Nam

Mọi nhu cầu về tư vấn các giải pháp quản lý và tối ưu vận tải, quản lý đội xe, điêu xe, điều tài... quý vị liên hệ với DVMS ( This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. | 02836028937 ) để có được lời giải tối ưu nhất cho quý doanh nghiệp.

Lập trình ứng dụng di động, kinh tế chia sẻ, Mạng Xã Hội, Blockchain, Bigdata, Chuyển đổi số, kinh tế số

DVMS chuyên:
* Gia công phần mềm, ứng dụng di động, website,...
* Tư vấn và xây dựng ứng dụng cho smartphone và máy tính bảng, tư vấn ứng dụng Vận Tải Thông Minh, Thực Tế Ảo, phần mềm quản lý,...
* Tư vấn các hệ thống theo mô hình kinh tế chia sẻ như Uber, Grab, ứng dụng giúp việc,...
* Xây dựng các giải pháp quản lý vận tải, quản lý xe công vụ, quản lý xe doanh nghiệp, phần mềm và ứng dụng logistics, kho vận, vé xe điện tử,...
* Tư vấn và xây dựng mạng xã hội, tư vấn Giải Pháp CNTT cho doanh nghiệp, start-up, tư vấn chuyển đổi số,...
* Tư vấn, xây dựng, chuyển giao công nghệ Blockchain, Big data, Mạng Xã Hội,...
* Đào tạo chuyển đổi số, xây dựng và chuyển giao đội ngũ công nghệ thông tin cho doanh nghiệp và start-up,...

Vì sao chọn DVMS?
* DVMS thành lập từ 4-7-2012, nắm vững nhiều công nghệ phần mềm, mạng và viễn thông. Như Payment Gateway, SMS Gateway, GIS, VOIP, iOS, Android, Blackberry, Windows Phone, Java, Microsoft tech,Cloud Computing, Blockchain, Big data,...
* DVMS có kinh nghiệm triển khai các hệ thống trên các nền tảng điện toán đám mây nổi tiếng như Google, Amazon, Microsoft,...
* DVMS có kinh nghiệm thực tế tư vấn, xây dựng, triển khai, chuyển giao, gia công các giải pháp phần mềm cho khách hàng Việt Nam, USA, Singapore, Germany, France,...

Mời quý vị tham khảo hồ sơ năng lực của DVMS tại đây >>

Quý khách gửi yêu cầu tư vấn và báo giá tại đây >>

Rất hân hạnh được phục vụ quý khách và kính chúc quý khách tràn đầy năng lượng!

Có thể bạn quan tâm:

Điều hành hãng xe công nghệ, ứng dụng đặt xe trên smartphone tương tự Uber, Grab,...

Bạn cần xây dựng ứng dụng tìm và đặt xe, phương tiện giao thông... như Uber, Grab ?

DVMS đã có kinh nghiệm thực tế triển khai các hệ thống quản lý điều hành và đặt xe ... trên smartphone cho khách hàng trong và ngoài nước từ 2013 tới nay.

Các hệ thống app mà chúng tôi phát triển đều sử dụng native app cho từng hệ điều hành smartphone ( iOS , Android, Blackberry, Windows Phone ... ) và các thuật toán riêng của DVMS nghiên cứu phát triển vì vậy được khách hàng đánh giá cao về độ ổn định, bảo mật và tốc độ rất tốt, chính xác...

Xem mô tả và link download tại đây >>

MẠNG XÃ HỘI ĐỊA ĐIỂM | Tư vấn, xây dựng, chuyển giao & đồng hành

Xem mô tả chi tiết hơn tại đây >>

Tự động nhắc bảo dưỡng xe, thay nhớt... trên điện thoại và nhiều tiện ích khác cho người lái xe ô tô và xe máy.

Driver Plus cho phép bạn cài đặt để điện thoại hoặc máy tính bảng nhắc nhở bạn sắp tới ngày cần bảo dưỡng xe, sắp phải thay nhớt...

Quản lý mọi vấn đề liên quan tới xe của bạn, như thông tin ngày mua, số xe, loại xe, lịch sử thay nhớt, đổ xăng, nơi thay nhớt, nơi đổ xăng...

Chỉ cần mở Driver Plus lên là bạn dễ dàng Tìm nơi sửa xe, garage, tìm đại lý chính hãng gần nơi bạn đứng nhất. ứng dụng sẽ tự tìm theo hãng xe mà bạn đang đi. Ngoài ra bạn cũng có thể dùng Driver Plus để tìm cây xăng, trụ ATM, nơi đang có khuyễn mãi giảm giá... xung quanh khu vực bạn đang đứng...

Driver Plus giúp bạn ghi lại toàn bộ các lần đổ xăng , thay nhớt, thay và sửa chữa linh kiện xe. các thông tin như nơi thực hiện những việc đó, thời gian, chi phí... giúp bạn thống kê lại toàn bộ chi phí cho xe của bạn. phần thống kê có thể xuất ra file excel dạng .csv để bạn xem trên máy tính hoặc các thiết bị khác.

Driver Plus xuất bản phiên bản đầu tiên lên Google Play từ 2014.

Cài đặt ứng dụng và sử dụng miễn phí, an toàn khi sử dụng trên Google Play, tại đây >>
hoặc: Tải file APK tại đây >> hoặc cài qua mã QRCODE dưới

DRIVER PLUS

Website: http://driverplus.giaiphapgiaothong.com
Fanpage: https://www.facebook.com/pg/DriverPlus.GiaiPhapGiaoThong

* Ứng dụng của chúng tôi hoàn toàn miễn phí, chạy offline hoặc online, trên ứng dụng chỉ có banner quảng cáo của Google. Chúng tôi không thu thập dữ liệu người dùng, không cài cắm các phần mềm độc hại, không gây tốn pin,...

Có thể bạn quan tâm: